忘年会の予算の相場や日程の決め方・お店選びなど幹事のコツは?

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今年も早いもので、あっという間に忘年会シーズンの到来です。

プライベートの女子会や仲間同士の忘年会はともかく、会社や仕事関係の忘年会は気を使うことも多く案外大変な年中行事です。

特に幹事さんは大変で、ましてや新人の方にお鉢が回ることが多いので要領がわからず苦労します。

そこで今回は、忘年会の準備を賢くこなす手順やコツをみていきたいと思います。

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忘年会の予算の相場や決め方は?

宴会の幹事さんが苦労する点は、日程やお店選び・予算をひとつひとつ決めていくのではなく、すべて連動して決めていかなければいけないところでしょう。

参加者全員の希望に沿うのは不可能ですが、できるだけ不満が少ない宴会にしようとするといずれも確認しながら進めなければいけないからです。

実際に幹事さんに気を使う点を聞いたアンケートでも、「お店選び」の90%を筆頭に「参加者確認」85%、「日程調整」80%と宴会当日に仕切ることより準備段階に集中していることでもわかります。

特に年末に集中する忘年会が他の時期の宴会と比べて準備に気を使うのは言うまでもありません。

よく、幹事役は一番勤務年数が少ない新人の方が任されますが、独断で決められない立場ですから余計調整には気を使うようになります。

新人さんが幹事をする際に注意することは、基本的には仕事を進めていく上で注意することとなんら変わりはありません。

早めを心がけて、周囲に意見を仰ぎながら進め、決定事項は逐一報告することです。意見はある程度広く聞かなければいけませんが、報告はあなたに幹事役を命じた人にしておけばいいでしょう。もし報告先がわかりづらい状況でしたら、誰がキーマンか直属の上司に確認しておきましょう。

これらを押さえて進めていけば、それほど大きくしくじることはないと思います。

では、実際にはどんな段取りで決めていけばいいか考えてみましょう。「日程」「予算」「お店」はいずれも優先順位が決めづらいですが、まず最初に目安を決めてしまったほうがいいのは「予算」です。
大体の予算が決まればお店を探す作業がスムーズになるからです。

ここで近年の忘年会の予算相場の1例をみてみると、プライベートの忘年会が4,517円なのに対して職場・仕事関係だと4,108円になるようです。(ぐるなび2014年)
ですので、4,000~5,000円設定が適当で、5,000円を超えると少し「高いな・・」という感想や文句が出てくるかもしれませんね。

男性社員は5,000円、女子社員は4,500円など少し男女で差をつける事も、よく考えて考慮した感じが出ておすすめです。

そのほかに予算で確認しておくことは、会社側から負担してくれる費用があるかどうか。その金額まで折り込んで一人あたりの予算を細かく調整することはなく、追加オーダーの予備費と捉えておけばいいと思いますが、金額次第では多く余らせても考え物なので調整をかけるようにしてください。

例)
5,000円×20人で100,000円+会社から30,000円程度負担があったら、全員4,500円か女子だけ4,000円などにして残り20,000円を予備費とするなど。

また、もしゲーム余興をする場合はその景品代や小道具代をみておくことを忘れないように。景品代も細かく探すと非効率なので、パーティ景品グッズセットなどで探すと予算がイメージしやすいしょう。

例)
●景品10,000円20点セット
1 金沢窯だしパウンドケーキ ショコラ&金時いも 1個 2000円
2 裏面アルミフィルムのチェックレジャーラグマット 1個 1280円
3 器ひとつで完成!レンジdeらーめん鉢 1個 980円
4 スヌーピー2WAYアナログクロック 1個 980円
5 まあるい野菜も安心ピーラー 1個 1000円
6 汚れがみるみる落ちる!万能クリーナー200g 1個 980円
7 柔らかな優しい灯り 吊り下げライト 1個 980円
8 レンジも対応たっぷり保存容器8個組 1個 780円
9 ご当地ペコちゃん ミニタオル 1個 500円
10 ぷよぷよアイピロー 1個 500円
11 金ピカ小判の湯 入浴料2個入り 1個 380円
12 わんにゃんアートマスク 1個 300円
13 図解でわかる防災安心手ぬぐい 298円 2個 596円
14 理想のなめらかさが叶うアイスクリームスプーン 298円×2個 596円
15 香水瓶みたいな綿棒ケース(綿棒付) 198円×2個 396円
16 植物由来成分虫よけ 虫コマリング 198円×2個 396円

上記のようなセットが10,000円(税別・値引き含む)なので参考にしてみて下さい。

こんな積算をした上で、2割程度の予備費を見てお店に予算を伝えればいいでしょう。

例)
徴収    4,500円×20名=90,000円
会社負担         30,000円
余興景品代等       -12,000円
予備費         -18,000円 
お店へ伝える予算     90,000円
※予備費はお店のシステム(飲み放題か否かなど)を見ながら調整してください。

最終的に追加徴収も場合によってはあり得るアナウンスしておくのは念のため必要ですが、あまりうれしいことではありませんから、やはりちょうど予算で収まるように頑張ってみてください。ワンコインくらい返却できると評判がいいかも知れませんね。前述のアンケートで、幹事さんに重要視してほしいことの1位は「予算内におさめる」ことですから。

2次会を想定している場合はきちんと別途料金であることは伝えておくほうが無難です。
併せて新人さんの幹事でしたら、前述のとおり内容を報告して話を通しておいたほうが無難なのは言うまでもありません。うまくすると「少しくらいオーバーしたら言いなさい」くらい社長さんに言ってもらえるかもしれませんよ。

忘年会の日程の決め方や調整のコツは?

予算が決まったら、店を決めて予約を入れるのに必要な日程を詰めるのが次の段取りになります。特に年末の、業務的にもプライベート上でも何かと忙しい時期ですから早めに確認して決めてしまったほうが、不満が出にくいでしょう。

まず1番のポイントは、社長や役員など会社でも上位の人の予定を最優先に聞くこと。「みんなに合わせるよ」と言われればそれでいいですが、まず真っ先に聞くことが無難です。

その上で、ある程度選択の幅があれば、なるべくたくさんの人が参加しやすく、業務にも支障が出にくい日がBESTです。

ちなみに忘年会が集中して混みあうのは12月の2週目から3週目の水曜日・金曜日と言われています。今ふれた業務的な意味と休日前で参加しやすいのが理由だと思うので、もし同じくそうするならとにかく早めに押さえることが肝心です。幹事さんが準備に手間取っていると、どこも予約が一杯で場所や予算の条件が悪いこところにせざるを得なかったなんてことにもなりかねません。

例えば、月曜日などは店も空いていて穴場ですが、「週の初めからお酒?」と首をかしげられてしまう恐れはあるでしょう。

開始時間は業務の条件やお店の立地によるので、みんなが極力無理がない計画にして下さい。

いちいち希望を聞いていると日程は決まっていかないので、ある程度上記に注意しながら独断で決めてもいいと思いますが、みんな他にも忘年会予定はある時期なので、くれぐれもあまり年の瀬にならないように注意してください。併せて全員に通知する前に、会社へ報告して許可は必ず取るようにしてくださいね。


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忘年会のお店選びで幹事のチェックポイントは?

予算と日程が決まってしまえば、あとはお店を探して予約を入れてしまえば準備は大体整うので、まずはどこで忘年会を開くかお店選びをしましょう。

お店選びも迷いどころで、できればみんなが満足できる場所を探したいですよね。では、ここでも幹事さんに期待するお店選びをアンケートで見てみると

「料理の内容や品数」18.1%「多少高くても美味しい」14.2%「とにかく安く済ませる」8.2%「お店の立地」8.2%「お店の雰囲気」6.2% と続きます。

お店選びのもう少し具体的な要望は

「会社・職場から近い」43.5%「駅から近い」28.2%「席や場所の広さ」22.8%「個室」14.7%「全員が同じテーブル」13.2% etc

やはり見えてくるのは、予算と質のバランスがいいことや参加しやすい場所・立地と言うことです。特に車が使えない飲み会ですから会社からや駅へのアクセスのしやすさは大事でしょう。

また予算や立地・料理なども大事ですが、きちんと参加人数がストレスなく収納できる店舗の規模かどうかも重要です。地元でよく行くお店ならイメージがわかっていると思いますが、最近は行ったことがないお店をネットで予約するケースも増えているので、掲載写真とまったく雰囲気や広さが違ったり、狭くて離れ離れに座ることになったなんてことがないようにしたいものです。
もし余裕があれば、1度下見も兼ねて利用しておければ理想的です。

店が決まったら報告を済ませた上で、予定人数でまず予約を入れてしまってから参加出欠確認したほうがいいでしょう。とにかく、まず店を押さえないと時期的に不安です。
ちなみに遅くともこの時期の忘年会予約は最低1ヶ月前に仮でも予約するのが常識です。お店側は10月に入ると忘年会営業を始めますし、申し込む側も早ければそんなタイミングで押さえる会社はたくさんあります。

意外と厄介なのが参加出欠確認で、予算などは想定人数で立てますから、あまり不参加が多いと再度調整が必要になるかもしれません。なのでできたら社員への通知は、詳細は後日としても早い段階で大筋で打診しておいて、粗くでも参加人数は掴んでおければ理想的です。

また正式な参加出欠も日にちを切って確認しないとずるずると遅くなるので注意です。参加人数が確定したらお店へ連絡し、その際キャンセル料が発生するタイミングや金額を確認して急遽の不参加に備えるようにしてください。

まとめ

忘年会に参加するしないは日程次第だったり、予約が可能かも日にちや人数・予算次第だったりと忘年会の幹事さんは、調整する順番が行ったり来たりするので大変です。

ただ新人さんなら、頑張ってうまくこなせば調整能力があると評価が上がったりもしますので、ここは一番腕の見せ所と張り切ってやってみてください。

どうせやらなければいけないのでしたら、楽しくやったほうがいいですしね!くれぐれも、「俺は聞いていない」なんてことにならないように「ほうれんそう」(報告・連絡・相談)は欠かさないよう注意ください。

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